Beschrijving telefoon applicatie. (ga naar de telefoon applicatie)

Versie 3

22 maart 2009

Inleiding

Er zijn veel bedrijven die hun telefoon hebben doorgeschakeld naar een secretaresse. Dat kan hun eigen secretaresse zijn of een extern bedrijf die de telefoontjes afhandelt. Hiervoor zijn vaak abonnementen afgesloten. Het doorgeven van het binnengekomen telefoonbericht is dan een voorwaarde om deze dienst succesvol te laten zijn. En juist daar geeft dit nogal eens problemen. Telefonisch is niet gewenst, want daarvoor is juist de telefoon doorgeschakeld. Per mail is een optie maar waar is dan het overzicht? Datzelfde geldt voor SMS of fax.

Deze internetapplicatie geeft u de volledige controle over en het overzicht van de bij u binnengekomen telefoontjes.

In deze beschrijving wordt verondersteld dat u een bedrijf heeft die voor externe bedrijven (en contactpersonen) een contract heeft afgesloten om voor hen de telefoon op te nemen en af te wikkelen.

Maar het is even zo goed bruikbaar binnen de receptie afdeling van uw eigen bedrijf.

En waar u de telefoon opneemt, is door het gebruik van het internet niet meer afhankelijk van de locatie.

Samenvatting

In eerste instantie voegt u de bedrijven en contactpersonen toe waarvoor u de telefoon aan wilt nemen.

Bij een binnenkomend gesprek selecteert u voor wie het bericht bestemd is uit de lijst van contactpersonen, u noteert de inhoud van het bericht en klikt op bewaren al dan niet voorafgegaan door een SMS.

De contactpersoon krijgt een email (en eventueel een SMS) met de inhoud van het bericht. De berichten kunt u altijd terug zien en in een rapportage module heeft u een overzicht van aantallen verstuurde berichten per contactpersoon en per bedrijf.

De contactpersoon heeft zelf ook een gebruikersnaam en wachtwoord (als u dat wenst) om via de website de berichten in te zien en contacten te beheren.

De applicatie is beschikbaar in vier talen die per gebruiker instelbaar zijn.

De applicatie is te vinden op https://taakmonitor.nl en maakt gebruik van een beveiligde verbinding, te zien aan het slotje rechtsonder in beeld.

De inhoud van dit document is voortdurend aan verandering onderhevig evenals de website. Om die reden hoeven de schermafdrukken voor wat betreft de lay-out niet met de werkelijkheid overeen te komen.

Inhoud

Nieuw contactpersoon. 5

Rollen van deze gebruiker 7

Aanmelden

Als u gebruik wilt maken van de applicatie, meldt u zich aan als nieuw bedrijf.

door op knop “Aanmelding van een nieuw bedrijf” te klikken. U voert uw gegevens in

en klikt op “bewaar en sluit”. Er wordt een email verstuurd naar het door u opgegeven email adres. Vanaf één IP-adres kunt u een beperkt aantal aanmeldingen doen. U kunt te allen tijde contact opnemen met de beheerder van de applicatie via email Frans Eilering.

Het aan u toegezonden email bericht bevat het door u ingegeven wachtwoord en een link waarmee u uw aanmelding dient te bevestigen.

Als u op deze link klikt, komt u in het voor uw bedrijf gereserveerde deel.

Uw bedrijf

De lay-out van het scherm en de email berichten die namens u worden verstuurd, zijn binnen bepaalde grenzen aan te passen aan uw wensen. Neem hiervoor contact op.

Het menu

Als u de website opent, krijgt u

aan de linker zijde een menubalk te zien waarvan de inhoud afhankelijk is van uw rechten
linksboven uw bedrijfsnaam en gebruikersnaam en
rechtsboven een keuze mogelijkheid voor een andere taal en de mogelijkheid uit te loggen.

In onderstaand betoog worden de verschillende menu’s besproken.

Bedrijf

Als u op ‘Bedrijf’ klikt, heeft u een overzicht van door u aangemelde bedrijven.

Er is

Rechtsboven een keuze mogelijkheid voor een taal,
Een print symbool voor een overzicht van alle bedrijven in een print formaat of een export naar Excel,
Een knop “uitloggen”,
Een knop “nieuw” voor het aanmaken van een nieuw bedrijf,
Een zoekveld voor het snel vinden van een bepaald bedrijf. Als u hier een deel van de tekst van de bedrijfsnaam ingeeft, krijgt u in het overzicht alle bedrijven te zien waar die tekst deel uitmaakt van de bedrijfsnaam,
Het bedrijf zelf als hyperlink,
Een titel voor het sorteren van de betreffende kolom op bedrijfsnaam, woonplaats, actueel en of te kiezen.
Een alfabet voor het selecteren van alle bedrijven die met een bepaalde letter beginnen,
Een icoon vóór de bedrijfsnaam voor een overzicht van alle contactpersonen van dat bedrijf.

Er is al één bedrijf toegevoegd (Yentel) zijnde het bedrijf van de ontwikkelaar van deze applicatie.

Met het kruisje aan de rechterzijde kunt u het betreffende bedrijf verwijderen. Dat is alleen mogelijk als aan een bedrijf geen contactpersonen zijn gekoppeld. Verwijder dan eerst de contactpersonen van dat bedrijf waarna het bedrijf verwijderd kan worden. Voor een contactpersoon geldt hetzelfde als aan die persoon berichten zijn gekoppeld. Verwijder dan eerst alle berichten om het contactpersoon te kunnen verwijderen.

Nieuw bedrijf

Door op de knop “Nieuw bedrijf” te klikken, heeft u de mogelijkheid een nieuw bedrijf toe te voegen waarvoor u de telefoon wenst aan te nemen.

Naast de normale adres gegevens heeft u

Een opmerkingen veld. Dit veld bevat de tekst die in beeld komt als u dit bedrijf selecteert bij een nieuw bericht.
Een knop “te kiezen”. Zet u dit uit dan heeft u niet meer de mogelijkheid dit bedrijf te selecteren als u een nieuw bericht aanmaakt.
Een email adres voor het betreffende bedrijf. In sommige gevallen wordt dit adres gebruikt om een email te versturen.

Na het ingeven van de gegevens, klikt u op “Bewaar en sluit”.

U heeft nu in het overzicht het bedrijf toegevoegd.

Wilt u de gegevens van een bedrijf wijzigen, klik dan op de naam van dat bedrijf.

Contact

Of u klikt op het symbool vóór de bedrijfsnaam uit het vorige overzicht of u klikt op “Contact” in de menubalk. Het verschil is dat in alle gevallen de laatste keuze die u hebt gemaakt voor een bedrijf of contactpersoon wordt onthouden.

Klikt u op het symbool vóór de bedrijfsnaam dan gaat u naar de contactpersonen van het betreffende bedrijf en klikt u op “Contact” in de menubalk dan krijgt u een overzicht van alle contactpersonen.

Ook hier hebt u de mogelijkheid om te zoeken op een bepaalde contactpersoon via een zoekcriterium of via een alfabet de personen die met een bepaalde letter beginnen.

Door op de achternaam te klikken, krijgt u de detail gegevens te zien van het betreffende contact.

Nieuw contactpersoon

Met de knop “Nieuw” komt u in het scherm voor het aanmaken van een nieuw contactpersoon.

Bij ‘bedrijf’ selecteert u het bedrijf waartoe dit contact hoort.
Bij ‘Gebruikersnaam tbv inloggen’ geeft u (als u dat wenst) een unieke naam op waarmee de gebruiker toegang kan krijgen tot de applicatie u wilt dat dit contact toegang krijgt tot de applicatie. Als u geen naam ingeeft, heeft deze persoon ook geen toegang tot de applicatie via het internet.
Bij ‘wachtwoord’ bepaalt u het wachtwoord voor dit contactpersoon als u wilt dat deze persoon toegang krijgt tot de applicatie.
Als ‘te kiezen’ niet is aangevinkt, verdwijnt dit contactpersoon uit de lijst van te selecteren contactpersonen bij het aanmaken van een bericht.
Van een persoon die toegang heeft tot de applicatie kan worden gecontroleerd of het email adres correct is. U geeft de ‘gebruikersnaam tbv inloggen’ door aan het contactpersoon en geeft aan waar de applicatie is te vinden (www.taakmonitor.nl). De gebruiker meldt zich vervolgens aan met de ‘gebruikersnaam tbv inloggen’ in het veld ‘vergeten wachtwoord’ in de inlogpagina.

· De gebruiker ontvangt een email met een link vergelijkbaar met de email die u ontving bij het aanmelden van uw bedrijf.

· De gebruiker klikt op de link in de email. Hiermee wordt automatisch het vinkje ‘Email bevestigd’ aangevinkt.

· Als u zeker weet dat het email adres correct is, kunt u ook zelf dit vakje selecteren zodat de gebruiker zich niet via een email bevestiging hoeft aan te melden.

Het tekst in het veld ‘algemene info van dit contact’ wordt zichtbaar waar u een bericht aanmaakt. U hebt dan direct alle gegevens bij de hand zowel van het bedrijf waarvoor u de telefoon opneemt als van de contactpersoon waarvoor het bericht bestemd is.

Bij ‘Rollen van deze gebruikers’ geeft u aan welke rollen aan dit contact zijn toegekend.

Om de gegevens te bewaren, klikt u op “Bewaar en sluit” waarna u terug keert naar het overzicht van contactpersonen.

Rollen van deze gebruiker

Standaard geeft u een contactpersoon de rol ‘gebruiker’. De gebruiker kan dan toegang krijgen tot zijn berichten via het internet.
Wil die gebruiker alle berichten zien van zijn/haar bedrijf dan geeft u hem/haar de rol ‘gebruiker_gezamelijk’.
Wilt u dat die persoon ook zelf contactpersonen toe kan voegen dan geeft u hem/haar de rol ‘manager’. Dit bespaart u de nodige correspondentie met het bedrijf. De gebruiker krijgt dan ook een kopie van alle berichten die aan contactpersonen van dat bedrijf worden verstuurd
Medewerkers van uw bedrijf die de berichten aannemen en verwerken in de applicatie krijgen de rol ‘gebruiker_inlogbedrijf’.

Er zijn 6 mogelijke rollen die toegekend kunnen worden aan een contactpersoon. Op de pagina is een symbool vraagteken waarmee u op de pagina uitleg kunt krijgen. U kunt een gebruiker een rol toekennen gelijk aan of lager dan uw eigen rol. Zo zal de rol van Admin voor de meeste gebruikers niet beschikbaar zijn.

Admin. Is gereserveerd voor de beheerder van de applicatie.
Beheerder. Is bestemd voor de persoon die zich heeft aangemeld voor deze applicatie.
GebruikerInlogbedrijf. In deze rol kunt u berichten aanmaken en versturen en nieuwe bedrijven met contactpersonen toevoegen.
Manager. Een contact met de rol manager ontvangt van ALLE berichten bestemd voor contacten binnen zijn bedrijf, een kopie. Bovendien kan hij contacten voor zijn bedrijf toevoegen/beheren.
Gebruiker_gezamelijk. Een contact kan inloggen als gebruiker OF als gebruiker_gezamelijk. Een gebruiker_gezamelijk ziet ALLE berichten voor zijn bedrijf. Dit kan toegepast worden als meerdere mensen binnen 1 bedrijf met 1 gebruikersnaam in willen loggen maar toch apart berichten toegewezen willen krijgen. Er is dan tenminste één contact binnen het bedrijf met een geldige gebruikersnaam. Zodra hiermee is ingelogd, kan het contact in een keuzelijst zijn (of andere) berichten selecteren. Een contact met alleen de rol gebruiker_gezamelijk ontvangt alleen berichten die voor hem bestemd zijn in tegenstelling tot de manager.
Gebruiker. Als een gebruiker alleen deze rol heeft, kan de gebruiker inloggen met een correcte gebruikersnaam en wachtwoord en ziet alleen de berichten die voor hem bestemd zijn. Er is geen menu beschikbaar. De gebruiker wordt automatisch doorgeschakeld naar zijn/haar pagina voor het beheren van berichten.

Menunaam	Admin	Beheerder	GebruikerInlogBedrijf	Manager	Gebruiker_Gezamelijk	Gebruiker
Bericht	X	X	X
Bericht klant	X	X	X	X	X	X
Bedrijf	X	X	X
Contact	X	X	X	X
ExtraEmail	X	X	X
Scroller	X	X
Rapport	X	X
SMS	X	X	X

Bericht

Door in het menu op ‘Bericht’ te klikken, komt u in het overzicht van alle berichten per bedrijf.

U maakt een nieuw bericht door in dit scherm op ‘Nieuw’ te klikken.

Als u een telefoon bericht wilt maken, is dit bedoeld voor een contactpersoon.

Selecteer eerst het bedrijf van dat contactpersoon en
vervolgens in de keuzelijst ‘contactpersoon’ het contactpersoon zelf. De inhoud van deze keuzelijst wordt bepaald door het door u geselecteerde bedrijf.

Optioneel kunt u de overige velden invullen

door wie er gebeld is
wat het telefoon nummer is waaronder de beller bereikbaar is
welke standaard tekst u wilt toevoegen
en eventueel een opmerking

Met de knop ‘bewaar en sluit’ of ‘Bewaar, stuur mail en sluit’ kunt u dit bericht opslaan en het scherm sluiten. In het tweede geval ontvangt de persoon voor wie het bericht bestemd is een email met de inhoud van het bericht.

Overzicht

Aan de rechterzijde zijn een aantal checkboxen.

‘verplaats naar archief’. Als dit is aangevinkt, ziet het contactpersoon dit bericht niet meer. Dit wordt normaal aangevinkt als het contactpersoon het bericht verwijdert. Als het contactpersoon aangeeft dat het bericht per ongeluk is verwijderd, kunt u het hier weer zichtbaar maken door het vinkje te verwijderen.
‘zichtbaar’
‘SMS’. Wordt aangevinkt als voor dit bericht een SMS is verstuurd.
‘GSM’ Kan aangevinkt worden om aan te geven dat u via uw mobiel telefonisch contact heeft gezocht met het contactpersoon als het bericht heel urgent is.
‘Uit’. Reserve
‘Fax’. Als u een faxbericht heeft verstuurd.
‘verstuurd’. Wordt automatisch aangevinkt als het bericht per email is verzonden.

Bovenstaande gegevens zijn in het totaaloverzicht zichtbaar en kunnen door u worden gebruikt in de afrekening voor het bedrijf.

SMS

In het scherm waar u het bericht ingeeft, is aan de bovenzijde een knop ‘SMS’ zichtbaar.

Als u hierop klikt, kunt u een SMS versturen.

Als uw bericht er zo uitziet

Krijgt u na het klikken op de knop ‘SMS’ de vraag

Het SMS bericht bestaat uit de scroller tekst en het “Opmerkingen” veld als inhoud. Als afzender wordt het veld “Telefoon” gebruikt. Als dit een geldig telefoon nummer is (tenminste 10 cijfers) dan kan de gebelde direct naar dit nummer terug bellen. Staat er een tekst in dit veld dan die tekst.

Als u op OK klikt dan wordt het bericht verzonden. Naast de knop SMS kunt u na enige tijd zien of het bericht goed is verzonden. ‘Aanvraag correct ontvangen’ betekent dat de aanvraag is ontvangen en dat het verder niet aan de applicatie ligt of het bericht ook daadwerkelijk ontvangen is.

Elke poging een SMS te versturen, wordt in de database opgeslagen inclusief de inhoud, de geadresseerde en de afzender (de persoon die is ingelogd). Om de berichten te kunnen zien, gaat u via het menu SMS naar de berichten.

Een SMS bericht bestaat uit maximaal 160 tekens. Elke letter, cijfer of leesteken speelt hierin mee. Als laatste wordt het omschrijving veld toegevoegd waarna de tekst wordt afgekapt op 160 karakters. Maak de scroller teksten niet te lang.

Als u nog geen contact heeft gehad met yentel voor het gebruik van deze applicatie, is het maximaal aantal te versturen SMS’jes beperkt tot 3 om misbruik van de applicatie te voorkomen.

Er zijn bij een contact twee mogelijke telefoon nummers. Een telefoon nummer bestaat uit tenminste 10 cijfers. Eerst wordt gekeken of het veld “Mobiel” een telefoonnummer bevat voor het versturen van een SMS. Is dat niet het geval dan wordt gekeken of het veld “Telefoon” een telefoonnummer bevat. Is er geen telefoonnummer dan kan er geen SMS worden verstuurd.

Het scherm nadat u het bericht heeft opgeslagen

U kunt het bericht weer openen door aan de rechterzijde in de kolom ‘Nr’ op het nummer te klikken. Dit nummer is opgebouwd uit de datum en tijd waarop dit bericht is aangemaakt.

Scroller

In de te maken berichten kunt u een standaard tekst selecteren. Deze teksten zitten in een keuzelijst.

Via de menuknop “Scroller” krijgt u het overzicht van deze teksten te zien en kunt u deze teksten en de volgorde ervan in die keuzelijst aanpassen.

In dit scherm geldt:

Tekst wijzigen door op het potlood te klikken
“Te kiezen” betekent al dan niet opnemen in de keuzelijst
“Sort” is de volgorde in die keuzelijst. De tekst met het laagste nummer in de kolom ‘sort’ verschijnt bovenaan. Als u een tekst selecteert, is dat de tekst die de volgende keer bij een nieuw bericht automatisch geselecteerd wordt om het u makkelijker te maken.
“gereed” is gelijk aan verwijderen zonder dat u het echt verwijdert. Het probleem met verwijderen van een regel is dat reeds ingevoerde berichten mogelijk een link hebben naar de tekst die u wilt verwijderen. Als u deze scroller tekst wijzigt, wijzigt het in alle berichten, ook in reeds gemaakte berichten. Zou u een bericht openen waarvan de scroller tekst echt verwijderd is, dan weet u dus niet meer wat er stond.

Rapport

Met de menuknop “Rapport” krijgt u een totaal overzicht van alle berichten die u hebt doorgegeven per bedrijf met als onderverdeling de contactpersonen.

Dit kunt u gebruiken voor de financiële afwikkeling.

Als u in het zoekveld het jaar en de maand invoert (bijv 0811), krijgt u alle berichten van die ene maand.

Bij bedrijfsnaam kunt u selecteren voor welk bedrijf u het overzicht wilt zien.

Bericht klant

Een contactpersoon kan inloggen in de applicatie als u die toestemming hebt gegeven. Er moet dan zowel een gebruikersnaam als een wachtwoord zijn opgegeven voor die contactpersoon als een rol.

Logt hij/zij in als “Manager” of “gebruiker_gezamelijk” zoals door u is ingegeven in de detailpagina “Contact” dan ziet die gebruiker alle berichten die voor zijn /haar bedrijf zijn ingevoerd.

Logt hij/zij in als “Gebruiker” zoals door u is ingegeven in de detailpagina “Contact” dan ziet die gebruiker alleen die berichten die voor hem/haar zijn ingevoerd.

Een bericht kan worden “verwijderd” uit deze lijst door op het kruisje rechts van het bericht te klikken.
Door op het potloodje te klikken, kan de gebruiker in het veld opmerkingen de tekst wijzigen. Het potloodje wijzigt in een diskette symbool.
Een gewijzigd bericht kan worden opgeslagen door op het diskette symbool te klikken.
Alle andere velden zijn niet door de klant te wijzigen.

SMS

Met de knop ‘SMS’ in het menu krijgt u een overzicht van alle verstuurde SMS berichten eventueel per bedrijf.

Extra email

Door in het menu op ‘Extra email’ te klikken, kunt u aan contactpersonen meerdere email adressen toekennen.

Klik op ‘Nieuw’ voor een nieuw adres.

Selecteer in de keuze lijsten het bedrijf en het contactpersoon waarvoor u een email adres aan wilt maken.

En geef het nieuwe adres in. Klik vervolgens op het diskette symbool om het adres op te slaan.

U kunt het indien gewenst weer wijzigen door op het potlood symbool te klikken.